오늘은 계속 비즈니스 세계에서의 정리에 대해 이야기하도록 하겠습니다.
비즈니스 세계의 정리
생산성과 효율성을 위한 문서 정리
사업의 효율성 측면에서 서류와 전자문서를 관리하는 것은 점점 중요성을 더해가고 있다. 우리는 문서나 가사도구 등을 찾을 때 해마의 공간기억을 이용한다. 보관 파일 시스템은 기억을 회부화하고 뇌의 처리 능력을 확장하려는 최초의 현대적 시도 중 하나였다. 더 많은 보관함으로 발전했다가 플랫 파일이 나오고 플랫 파일 보관함이 편지 크기로 만들어졌다. 고리 시스템이 적용되고 수평형 파일과 파일 북이 나오고 1898년 수직형 파일이 나왔다. 1941년 걸이식 파일 폴더의 발명은 혁신이었다.
HSP들은 보통 계층구조 시스템, 혹은 중첩 시스템을 활용해서 파일을 정리한다. 데이터베이스 프로그램에 키워드와 서신 등의 목록을 기록해 둔다. HSP들은 문서 업무와 프로젝트를 얼마나 긴급한 사안인가에 따라 나눠주는 시스템도 만들어냈다. 지금, 가까운 시일 내에, 참고용 문서나 보관용 문서들로 나누어 위치도 달리 두었다.
이메일을 처리하는 일도 시간을 잡아먹는 일이 되어가고 있다. 계정을 따로 분리해서 사용하는 사람이 늘고 있다. HSP들은 비즈니스용 이메일 계정을 두 개 가지고 있는 경우도 있다. 하나는 정기적으로 접촉하는 사람들을 위한 것이고, 다른 하나는 비서들이 관리하고 분류하는 것이다. 여기에 개인적인 용도로 계정을 한 두 개 더 가지고 있다. 생산성 시간 동안에는 당신의 비서가 관리하는 계정과 당신의 상사가 바로 연락할 때 이용하는 이메일 계정만 빼고 나머지는 모두 꺼놓는다.
창족적인 사람은 백일몽 모드에 들어가 있을 때 가장 혁신적이다. 사물을 작은 구획에 집어넣는 것은 중앙관리자 모드에 들어가야 할 뿐 아니라 그 모드에 머물러야 가능한 일이다.
정기적으로 문서 더미를 살펴보면서 불필요한 것은버리고 재분류하면서 양을 줄이는 것이 중요하다. 그 어떤 것도 영원히 중요한 것은 없다.
멀티태스킹에서 실패에 대비한 계획까지
우리는 모두 자기가 한번에 많은 일을 할 수 있고, 자기의 주의력은 무한하다고 믿고 싶어 하지만, 이것은 미신에 불과하다. 우리가 실제로 하는 일은 주의를 하나의 과제에서 다른 과제로 신속하게 옮겨가는 것밖에 없다. 우리 전전두엽피질에서 또다시 진화적 도약이 일어나기 전까지 멀티태스킹은 일의 양과 질을 높여주기보다는 오히려 떨어뜨리는 역할을 할 것이다.
생산성이 좋은 회사들은 대개 직원들에게 생산성 시간, 낮잠시간, 운동시간, 그리고 일을 할 수 있는 차분하고 고요하고 질서있는 환경을 제공한다. 멀티태스킹은 정보 과부하로 인해 우리가 한 번에 너무 많은 것에 신경 쓰려고 노력하는 과정에서 비롯된다. 최적 복잡성이론에 따르면 얼마나 많은 정보, 혹은 복잡성이 최적인가를 따질 때는 뒤집어진 U자 형 함수관계가 존재한다고 한다. 정보가 10개 정도가 적당하고 최적은 5개에 가깝다고 한다. 이는 뇌의 중앙관리자의 처리능력 한계와 일치한다.
정보이론은 인간의 주의력 정보처리 한계가 대략 초당 120비트 정도로 추산된다. 정보이론은 사물을 기술할 때 우리가 얼마나 많은 정보를 이용할 수 있는지 말해주지 않는다. 우리가 필요로 하는 최소한의 정보를 알려줄 뿐이다. 콜모고로프 복잡성 이론은 어느 열에 포함된 요소이 숫자 그 자체보다 요소가 적은 수의 열을 이용해서 원래의 열을 유도해 낼 방법을 설명할 수 없다면 그 열은 무작위다. 정보이론은 당신의 컴퓨터에 들어 있는 파일과 폴더의 계층구조나 회사의 조직도 같은 정리 시스템에도 적용할 수 있다.
시스템이 구조화되어 있을수록 그것을 기술하는 데 필요한 정보의 양은 줄어든다. 정돈되지 않고 구조화되지 않은 시스템을 기술하는 데는 그만큼 많은 정보가 필요하다. 하나의 조직도 주어지면, 그 안에 담긴 정보의 양을 계산해서 그 값을 조직의 복잡성을 측정하는 용도로 사용할 수 있다. 혹은 그 측정값의 역수를 이용해서 기업, 군대 조직, 혹은 다른 그 어떤 작업 단위나 사회 단위 내부의 구조화 및 조직화 정도를 계산할 수 있다. 여기서는 복잡성이 낮으면 구조화 수준이 높다.
정보의 흐름에 주의를 기울이고, 멀티태스킹의 환상에서 벗어나면 비즈니스 세계를 훨씬 질서정연하게 만들 수 있다. 실패에 대비한 계획은 어떻게 잘못 틀어질지 생각한 다음, 그것을 예방하거나 회복할 수 있는 시스템을 설정하는 전략이다. 무엇이 잘못될지 미리 생각하고, 미래의 위협을 내다보는 것은 잘 정리된 비즈니스 마인드가 갖춰져 있어야만 할 수 있고, 또 반드시 그렇게 해야 하는 일이다.
중요한 기록이나 자료가 유실되거나 혹은 파일에 오류가 생기거나 구식이 되어서 열 수 없는 등의 경우가 심각하다. HSP는 이동식 사무실을 만드는 데 필요한 모든 것을 하나의 주머니 안에 꾸려놓기도 한다. 핵심은 이것들이 늘 주머니 안에 있어야 한다는 점이다. 정보 과부하 시대에 실패에 대비한 계획을 세워두려는 생각은 반드시 필요한 사고방식이다. 이런 계획은 개인적으로 정돈된 삶을 꾸리는 데만 중요한 것이 아니라 사업을 성공적으로 영위하는데 필수적이다. 유능한 조직은 인간, 환경 등 외부적인 힘에 휘둘려 움직이기보다는 자신의 미래를 스스로 관리하기 위한 단계를 밟아 나간다.
정리하는 뇌:디지털 시대 정보와 과부하로 뒤엉킨 머릿속과 일상을 정리하는 기술
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